Es gibt in der privaten Vermietung wenige Vorgänge, bei denen so regelmäßig Geld verloren geht wie bei der Betriebskostenabrechnung. Nicht durch große Fehler, sondern durch drei kleine: zu spät abgerechnet, falsche Posten eingerechnet, formale Mindestangaben vergessen. Jeder davon ist vermeidbar.
Die Frist: zwölf Monate, und dann ist Schluss
Über eine Abrechnungsperiode muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach deren Ende abgerechnet werden. Bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr entspricht, ist der Stichtag also der 31. Dezember des Folgejahres. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben.
Wird die Frist versäumt, sind Nachforderungen ausgeschlossen – es sei denn, die Verspätung ist nicht zu vertreten. Dieser Ausnahmefall wird von Gerichten eng ausgelegt. Dass die Jahresabrechnung der WEG-Verwaltung erst spät vorlag, gilt in der Regel nicht als Entschuldigung: Vermieter müssen sich rechtzeitig um die notwendigen Unterlagen bemühen.
Umgekehrt gilt die Frist nicht für Guthaben. Ein Erstattungsanspruch des Mieters bleibt auch bei verspäteter Abrechnung bestehen. Wer zu spät abrechnet, kann also nur verlieren, nie gewinnen.
Was in die Abrechnung gehört
Umlagefähig sind nur Kosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden und im Katalog der Betriebskostenverordnung stehen. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hauswart.
Nicht umlagefähig sind dagegen alle Kosten, die keine laufenden Betriebskosten sind – vor allem:
- Instandhaltung und Instandsetzung, also jede Reparatur am Gebäude
- Zuführungen zur Erhaltungsrücklage
- die Vergütung der WEG-Verwaltung
- Kosten der Sondereigentumsverwaltung
- Bankgebühren, Kontoführung, Mahnkosten
- Leerstandskosten für nicht vermietete Einheiten
Genau hier liegt der Grund, warum die WEG-Jahresabrechnung nicht einfach an den Mieter weitergereicht werden darf: Sie enthält systematisch Positionen, die dort nichts zu suchen haben. Die Abrechnung muss aus ihr abgeleitet, nicht kopiert werden.
Der Verteilerschlüssel
Gilt kein anderer vereinbarter Maßstab, wird nach Wohnfläche umgelegt. Für Heizung und Warmwasser gilt eine Besonderheit: Die Heizkostenverordnung verlangt, dass mindestens die Hälfte und höchstens siebzig Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wird das nicht eingehalten, darf der Mieter den Anteil kürzen.
Ein häufiger Stolperstein bei Eigentumswohnungen: Der Schlüssel der WEG kann von dem des Mietvertrags abweichen. Die Gemeinschaft rechnet nach Miteigentumsanteilen ab, der Mietvertrag sieht Wohnfläche vor. In diesem Fall ist der Mietvertrag maßgeblich, und die Positionen müssen umgerechnet werden.
Formale Mindestanforderungen
Eine Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein. Vier Angaben gehören zwingend hinein: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam – und die Nachforderung nicht fällig.
Der Mieter darf außerdem die Belege einsehen. Bei Eigentumswohnungen heißt das in der Praxis: Sie müssen an die Belege der WEG-Verwaltung herankommen. Wer im Ausland lebt, sollte das früh klären, statt es im Streitfall zu versuchen.
Die fünf häufigsten Fehler
- Zu spät abgerechnet, weil auf die WEG-Abrechnung gewartet wurde
- Instandhaltungskosten oder Verwaltervergütung mit umgelegt
- Die WEG-Abrechnung eins zu eins übernommen, ohne Umrechnung auf den Mietvertrag
- Heizkosten vollständig nach Fläche statt überwiegend nach Verbrauch verteilt
- Vorauszahlungen nicht ausgewiesen oder falsch angesetzt
Auffällig ist: Vier der fünf Fehler entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern daraus, dass zwei verschiedene Abrechnungswelten verwechselt werden – die der Eigentümergemeinschaft und die des Mietverhältnisses.
Abrechnung abgeben statt Fristen im Kalender führen
Die Betriebskostenabrechnung gehört zum Basisumfang der Sondereigentumsverwaltung – einschließlich Fristenüberwachung, Beschaffung der WEG-Unterlagen und Belegprüfung. Wie ein Angebot für Ihr Objekt aussieht, zeigt Ihnen der Rechner auf der Seite, oder Sie buchen ein kostenloses Erstgespräch.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind der jeweilige Mietvertrag und die gesetzlichen Regelungen in ihrer aktuellen Fassung.